Auto­ma­ti­sie­rung des Lead-Management für YOO Lisbon

Ausgangslage

Ein renommierter Immo­bi­li­en­ent­wick­ler, der hochwertige Objekte in Lissabon verwaltet, musste feststellen, dass sein bestehendes, E-Mail-basiertes Kon­takt­for­mu­lar nicht für die strukturierte und nach­ver­folg­bare Bearbeitung von Leads ausgelegt war. Anfragen wurden lediglich an ein zentrales Postfach zugestellt, was zu einem unstruk­tu­rier­ten Prozess führte, der die zeitnahe Bearbeitung von Anfragen erschwerte.

Vor­ge­hens­weise

Um diesen unzu­ver­läs­si­gen, manuellen Prozess abzulösen, bestand das Ziel darin, die Anfragen direkt in ein CRM-System zu leiten. Die folgende Strategie wurde gewählt, um eine kos­ten­ef­fi­zi­ente und wartungsarme Lösung zu erhalten:

• Eine eigenständige Integration trennt die Lead-Verarbeitung von der Website und ermöglicht die künftige Anbindung weiterer Websites oder Quellen an das System.
• Durch die Nutzung einer serverlosen Architektur wird der Ver­wal­tungs­auf­wand von permanenter Server-Infrastruktur vermieden.
• Workflow-Auto­ma­ti­sie­rung wie Zuweisung von Leads und Zeitsteuerung erfolgen innerhalb des CRM. Somit kann der Kunde Anpassungen an der Geschäfts­lo­gik ohne technische Unterstützung selbst durchführen.

Lösung

• For­mu­lar­ein­ga­ben werden an eine Node.js-Integration auf AWS Lambda gesendet.
• Ein separater Spamschutz-Layer filtert unerwünschte Inhalte.
• Die kon­ti­nu­ier­li­che Überwachung der Integration erfolgt mittels AWS CloudWatch-Metriken und -Alarmen.
• Die Infrastruktur wird mittels Terraform verwaltet, um schnelle und repro­du­zier­bare Deployments zu ermöglichen.
• Ein individuell kon­fi­gu­rier­ter Workflow in Odoo übernimmt die Zuweisung von Leads, löst Benach­rich­ti­gun­gen aus und plant Erinnerungen für das Team ein.

Ergebnis

Ein frag­men­tier­ter E-Mail-Prozess wurde in eine strukturierte CRM-Pipeline verwandelt. Leads werden nun automatisch zugewiesen und nachverfolgt, wodurch ein effizienter und kol­la­bo­ra­ti­ver Workflow ermöglicht wird.